Snabblänkar

Sök upp fakturan/kvittot
Kreditera
Kreditering av hela fakturan/kvittot
Kreditering av enstaka artiklar
Återbetalning till kund med kort eller kontant
Återbetalning till kund via bank eller överfört till förskott (tillgodo)

Det händer ibland att någon kund kommer tillbaka och vill returnera något de köpt tidigare.

Börja med att reda ut vad som ska ske med artikeln. Ska den returneras i sin helhet, bytas ut mot annan produkt? Om kunden ska ha pengar tillbaka, hur ska utbetalningen ske eller ska summan läggas som ett tillgodo?

Tänk på att vid kassaförsäljning - anonym försäljning - måste kunden uppvisa originalkvittot för att kunna göra bytet.

Bilderna i instruktionen kommer från ett övningsföretag.

Sök upp fakturan/kvittot

När du vet vilket fakturanummer det är, sök upp fakturan i Provet Cloud genom att välja Kunder & Patienter >> Fakturor:

 

Markera “Utökad sökning” och ange fakturanumret i fältet för “Faktura#”:

 

Nu visas fakturan nummer 11230000205 längst ner på sidan.

Välja knapp “Granska faktura” för att komma till fakturans sida:

 

Kreditera

Nu är du “inne” på fakturan och kan börja krediteringen.
Klicka på “Kreditfaktura”:

 

• Om hela köpet (alla artiklar som ingår i fakturan), ska krediteras - lämnas tillbaka används
  “Kreditera fakturan i sin helhet” (översättning av knapparna kommer snart).
• Om en del av köpet (enstaka artiklar som ingår i fakturan), ska krediteras - lämnas tillbaka används “Kreditering av enstaka artiklar” (översättning av knapparna kommer snart)

 

Kreditering av hela fakturan/kvittot

Kommer beskrivning inom kort!

 

Kreditering av enstaka artiklar

När du valt och klickat på “Kreditering av enstaka artiklar” så kommer man till nästa steg.
- Markera “Skapa kreditnota som utkast”
- Markera den artikeln som ska krediteras. Markera även “Uppdatera lager” om ni använder lagerfunktionen - då återförs artikeln till lagret.

- Här kan också anledning till krediteringen anges.

Klicka på “Fortsätt”

Ett utkast har nu skapats. Utkastet är möjligt att ändra fram till att man väljer “Fastställa faktura”.

Viktigt! Här krävs att man lägger till aktuell kund, för att enklast kunna hantera eventuella summor som ska återbetalas till kund, direkt eller att man vill flytta summan tillgodo till förskott på kunden.

Viktigt! Är också att nu gå igenom utkastet och se så att rätt artikel valts, summan är korrekt osv.
Totalsumman anger den summa som kommer att krediteras.

Man ser också en informationsruta längst ner på sidan som visar att detta utkast skapats från ett dokument = faktura 11230000205. Det innebär att spårbarhet finns från ursprungsfakturan.

 

 

Klicka på “Ändra kund för faktura”:

 

Sök fram aktuell kund:

 

Klicka på “Spara”

 

Nu är utkastet inte längre anonymt och kreditering kan fortsätta enlig vidare instruktioner:

 

Om allt stämmer och eventuella ändringar är genomförda, klicka på “Fastställ faktura”.

Utkastet kommer nu att bli en faktura, få ett fakturanummer och kan därefter inte längre ändras.

 

Bekräfta att du verkligen vill “Fastställa faktura”.

Klicka på “Slutför - inte betalad än”

 

Utkastet har nu fått ett fakturanummer:

 

Eftersom kunden betalat 1300,00 kr via kort när ursprungsfakturan skapades - faktura nr 11230000205, så ska kunden nu få 780,00 kr tillbaka (= -780,00 på kreditfakturan).

Om kunden är på plats på kliniken, så kan pengarna återbetalas via kortbetalning eller som kontanter (om kliniken använder kontanter).

Eftersom faktura 11230000206, nu har en namngiven kund, så går det smidigt att flytta summan av fakturanr (kreditfaktura) 11230000206 till förskott på kunden, om kunden inte är på plats och önskar pengarna återbetalda som kort/kontant.

 

Återbetalning till kund med kort eller kontant

Om kunden är på plats, och återbetalning sker direkt via kort/kontantbetalning registreras “betalningen” som vanligt. D v s via knappen “Betalning”, kontrollera att summan “Betalda” stämmer överens med kreditfakturans summa (-780,00 kr enl vårt exempel), ange “Betalningssätt” och “Datum” ska vara aktuellt datum.

Skriv gärna en beskrivande text under “Information” t ex Återbetalning av foderretur.

Klicka på “Bocken” för att genomföra betalningen.

 

Återbetalning till kund via bank eller överfört till förskott (tillgodo)

Om kunden inte är på plats, eller kunden önskar att ha pengarna som innestående/tillgodo till framtida inköp/besök, då flyttar man beloppet från kreditfakturan till ett förskott på kunden:

Gå in på Faktura 11230000206 = kreditfakturan.
Klicka på “Förflytta till förskottsbetalningar”

Nu ser man att kunden “Martin Beck” får beloppet från kreditfaktura -390,00 kr flyttat till förskottsbetalning (tillgodo för kunden) 390,00 kr, transaktionen har dagens datum.

Använd alltid aktuellt datum.

Ange en beskrivning vad förskottet avser t ex Kredit 11230000206 - retur av foder

Klicka på “Bekräfta”

 

Nu är kreditfakturan registrerad som betald!

 

Kunden har ett förskott registrerat via kreditfakturan. Förskottet kan användas vid andra inköp/besök, men INTE vid en anonym försäljning. (Förskottet ligger registrerat på namngiven kund).

Det går också att återbetala ett förskott från förskottsrutinen, men det är en annan rutin.