Fastställa fakturor och Registrera betalningar

Att fastställa en faktura och registrera betalningen kan göras i ett och samma steg eller i två olika steg beroende på vilka inställningar och arbetsflöden din organisation har.

Om ni använder det förenklade arbetsflödet så fastställer du fakturan och registrerar betalningen samtidigt, till exempel, när kunden betalar fakturan direkt efter deras besök och innan de lämnar kliniken.

Om ni har kommit överens med kunden att de ska betala senare, kan det vara bättre att använda två stegsflödet, då du fastställer först och registrerar betalningen senare.

Om din organisation använder Provet pay integrationen, se Provet Pay för fakturering och betalningsprocessen.

Avbryta och korrigera Betalningar

Om en kund, till exempel, har betalat med kontanter men betalningen råkade registreras som en kortbetalning så kan du avbryta betalningen eller korrigera betalningen med rätt betalningsmetod. Detta är möjligt om er organisation har de inställningarna samt att du har de behörigheter som krävs.

Du kan avbryta och korrigera betalningar direkt på fakturan eller använda krediteringsalternativet korrigera betalningsmetod. Tänk på att det krediterinsgalternativet inte är tillgängligt om ni har integrerade kortterminaler men du kan avbryta en betalning direkt i fakturan.

Om din organisation inte har inställningen som möjliggör att avbryta en betalning, kan du fortfarande ändra betalningsmetoden genom att använda krediterinsgfunktionen vid behov. För mer information om de olika krediteringsalternativen i Provet Cloud, se Överblick krediteringar.

Kassaförsäljning

En kassaförsäljning (se Utör en kassaförsäljning) är en vanlig försäljning av varor som sker över disk utanför en konsultation eller veterinärbesök. Till exempel kan artiklar såsom foder, leksaker eller andra produkter säljas vid en kassaförsäljning. I Provet Cloud ingår denna fristående försäljningsfunktion separerad från konsultationfunktionen.

Krediteringar

Kreditfakturor är bokföringsmaterial utfärdade av försäljaren (ditt företag/organisation) till köparen (djurägaren). Krediteringen används när en försäljning är avslutad och fakturan har blivit fastställd i Provet Cloud men fakturan behöver korrigeras, till exempel, om en kund returnerar en produkt eller om en artikel debiterats felaktigt.

Det är inte tillåtet att redigera eller radera fastställda fakturor. Därför, behöver du alltid göra en kreditering när en fastställd faktura behöver rättas, även om du upptäcker felet innan kunden har betalat och du inte har registrerat betalningen av fakturan ännu.

I Provet Cloud liknar kreditfakturorna vanliga fakturor men de är alltid kopplade till en orginalfaktura eller en annan kreditfaktura.

Förskottsbetalningar

Förskottsbetalningar som ännu inte använts är en motsvarighet till en deposition eller ett tillgodohavande som kunden kan använda för framtida skulder. Förskottsbetalningar kan antingen läggas till manuellt på kunden (kundkortet) eller överföras från en kreditfaktura. Funktionen Förskottsbetalning är tillgänglig om det är aktiverat i enhetsinställningarna.