Arbetsflöde och olika statusar för en konsultation

Konsultationen utgör kärnan i arbetet där veterinären eller vårdgivaren träffar kunden och patienten. Hela besöket hanteras i Provet Cloud från att boka en tid till konsultation, faktura och betalning. Symbolerna och färgerna i Provet Cloud gör det lätt att se hur långt besöket har kommit.

Nedan följer en översikt av arbetsflödet för ett konsultationsbesök, inklusive de olika statusarna. För mer information om varje steg, följ länkarna i respektive avsnitt.

När en ny tid bokas är statusen "Kommande". I tidbokningskalendern markeras dessa bokningar med grått och i Överblicken visas de under Schemalagda besök med en grå statusetikett.

Om en kund uteblir från eller avbokar ett bokat besök och tiden manuellt markeras som utebliven eller avbokad ändras statusen för bokningen till "Utebliven". Uteblivna bokningar visas i vitt i tidbokningskalendern och med en grå statusetikett i Överblicken. Avbokade besök visas i grått i Överblicken och tas bort från tidbokningskalendern.

Bokningar som inte manuellt har markerats som uteblivna eller avbokade får automatiskt statusen 'Passerad' när tiden för bokningen har passerat. I tidbokningskalendern visas bokningstiden i gult, och de har en gul statusetikett i Överblicken.

Kommande bokningar kan manuellt markeras som bekräftade, se bekräfta ett bokat besök. Bekräftade bokningar visas i tidbokningskalendern med texten "Bekräftad" i kalenderfältet.

När kunden och patienten har anlänt till kliniken kan besökets status ändras till "Incheckad". Att checka in en patient är inte alltid nödvändigt. Det används oftast när en receptionist tar emot patienten innan veterinären börjar konsultationen. Om veterinären tar emot patienten och börjar direkt, kan man hoppa över incheckningen.

Tidbokningskalendern visar bokningar markerade som incheckade i lila färg, och i Överblicken visas de i Senaste konsultationer med lila statusetikett.

När konsultation påbörjas uppdateras statusen för bokningen till "Pågående". Under konsultationen utförs behandlingar och diagnostika undersökningar och du lägger till kliniska anteckningar, behandlingsavgifter, hemgångsråd och annan information på konsultationssidan. Konsultationens status uppdateras automatiskt när du börjar lägga till information, men du kan också uppdatera den manuellt.

I tidsbokningskalendern visas pågående konsultationer i blått. I Överblicken visas de i avsnittet Senaste konsultationer med en blå statusetikett.

När konsultationen och behandlingen av patienten klar kan statusen för besöket ändras till Klar för utskrivning. Detta är ett valfritt steg, beroende på din verksamhets rutiner och enhetens inställningar. Nu kan personalen gå igenom hemgångsråd och informerar kunden om eventuella läkemedel som patienten ska få hemma. När konsultationen markeras som "klar för utskrivning" signalerar det till receptionen att betalning för besöket kan genomföras eller att en direktreglering kan förberedas.

Det är också möjligt att gå direkt från statusen "Pågående" till att ta betalt. Det går även att lägga till ytterligare en status "Fakturering" efter statusen "Klar för utskrivning".

I tidbokningskalendern visas konsultationer som är klara för utskrivning i en blågrön färg. På Överblicken visas de i tabellen för Senaste konsultationer med en blå statusetikett.

Beroende på era interna rutiner och inställningar kan ytterligare en status "Fakturering" användas efter "Klar för utskrivning". Statusen möjliggör en granskning av fakturautkastet för att säkerställa korrekta och kompletta debiteringsrader. Eventuella sista artiklar kan också läggas till.

I tidbokningskalendern visas konsultationer i faktureringsstatus med blågrön färg. I Överblicken visas de i avsnittet Senaste konsultationer med en blå statusetikett.

Beroende på era interna rutiner och inställningar kan fakturering och betalning göras i ett och samma steg, eller delas upp i två steg.

I tvåstegsprocessen för fakturering och betalning uppdateras statusen till "Utskriven" när fakturan är fastställd. Det betyder att patienten skrivits ut från konsultationen och fakturan är fastställd, men betalningen återstår. Om fakturering och betalning görs i ett steg, ändras konsultationsstatusen direkt till "Faktura betald".

I tidsbokningskalendern visas utskrivna konsultationer i grönt. I Överblicken visas de i avsnittet Senaste konsultationer med en grön statusetikett.

När fakturan har betalats ändras statusen för besöket till "Faktura betald" och arbetsflödet för konsultationen är klar.

I tidsbokningskalendern visas slutförda konsultationer i grönt. I Överblicken visas de i avsnittet Senaste konsultationer med en grön statusetikett.