Skift kan skapas och schemaläggas för personalen för att ange personalens tillgänglighet eller otillgänglighet. Personalens skifttyper kan skapas och anpassas efter behov. Vi rekommenderar att du använder skift för bättre schemaläggning av möten.
Skiftfunktionalitet ingår som en standardfunktion i Provet Cloud. Följande inställningar påverkar schemaläggningen av arbetspass och bör granskas innan arbetspass skapas.
Skifttyper definierar karaktären på det skift som schemaläggs, och om detta personalskift är tillgängligt för onlinebokning av möten eller om skiftet till exempel kommer att vara ett heldagsevenemang.
Inställningar för skifttyp kan nås via: Inställningar > Klinikplats > Skifttyper.
Använd knappen "+Add" för att lägga till ytterligare skifttyper eller pennan för att redigera befintliga skift.
När du skapar skifttyper finns det flera inställningsval tillgängliga för att anpassa skifttypens beteende och interaktion med andra funktioner.
Möten: När den här inställningen är aktiv indikerar det att skiftet accepterar schemaläggning av möten och kommer som standard att synas i möteskalendern.
Online-bokning: Detta är en preliminär inställning som måste aktiveras för att skiftet ska kunna schemaläggas för online-bokningar.
Hela dagen: När denna inställning är aktiverad anger den att arbetspasset kommer att schemaläggas från öppet till stängt. Ett exempel på en heldagsskifthändelse är en helgdag då kliniken är stängd hela dagen.
Typer av skäl: Den här inställningen påverkar onlinebokningen och de tillgängliga arbetspass som visas för kunderna. Om kunden t.ex. väljer att besöksorsaken är "akut undersökning", visas ovanstående exempel på arbetspass som tillgängligt för tidsbokning. Men om kunden väljer "undersökning av medicinskt förlopp", eftersom det inte finns med bland orsakstyperna, visas inte det här skiftet som tillgängligt att boka tid på för den orsakstypen.
Uppdatera befintliga arbetspass: Om du uppdaterar ett befintligt arbetspass och markerar den här inställningen kommer eventuella ändringar att återspeglas på redan schemalagda befintliga arbetspass.
I inställningarna för anpassning av skifttyp finns alternativet att definiera standardmöten. Standardmöten skapar ett standardmötesblock inom skiftschemaläggningen så länge som schemaläggningstiden matchar den definierade standardmötestiden.
Så här skapar du en standardtid inom en skifttyp:
-
Välj tilläggsknappen "standardmöte
-
Definiera start- och sluttid
-
Definiera "orsak" som är ett freetype-fält
-
Definiera en "orsakstyp" om det är möjligt att kräva detta i tidsinställningarna
-
Välj "Spara
Flera förvalda möten kan skapas samtidigt för en och samma skifttyp.
Innan personalskift kan schemaläggas till specifika avdelningar (underklinikplatser) måste avdelningarna definieras i inställningarna. Dessa inställningar kan nås via Settings> Clinic location> Wards. Med hjälp av knappen "+Add" kan du lägga till avdelningar och definiera en kod som är lätt att känna igen. Avdelningarna kan redigeras med hjälp av ikonen för redigeringspenna eller raderas med ikonen för papperskorgen.
På samma sätt måste team definieras i inställningarna innan några arbetspass kan schemaläggas inklusive ett personalteam. Dessa inställningar kan nås via Inställningar> Klinikplats> Team. Med hjälp av knappen "+Add" kan du lägga till team och definiera en kod som är lätt att känna igen. Teamen kan redigeras med hjälp av ikonen för redigeringspenna eller raderas med ikonen för papperskorgen. Ett team kan tilldelas en specifik avdelning eller vara oberoende för schemaläggningsändamål.
För att skapa personalskift går du först in i kalendern. Välj sedan fliken "Skift". Ett exempel på en skärm visas nedan.
När du är inne på fliken Shifts väljer du först den användare som du vill schemalägga ett skift för. Användarfältet är markerat med rött nedan. Om du vill schemalägga ett arbetspass för en användare på en viss avdelning ska du välja avdelningen härnäst. När du har valt en avdelning kan du också tilldela ett team om det behövs. Välj sedan typ av arbetspass.
Slutligen definierar och väljer du den tidsperiod som du vill schemalägga skiftet för. Ytterligare, skiftspecifika val är tillgängliga, t.ex. om skiftet är tillgängligt för onlinebokning. Ett exempel på en skärm visas nedan.
För att skapa ett skift klickar du var som helst i kolumnen för önskad dag. Om några schemalagda arbetspass står i konflikt med varandra visas en varning som meddelar dig innan du tillåter att arbetspasset schemaläggs.
Du kan fritt redigera och uppdatera personalens schemalagda arbetspass genom att klicka på önskat arbetspass. Då visas skärmen för redigering av arbetspass. Ett exempel visas nedan,
Start- och sluttider för skiftet kan redigeras fritt, liksom datumet. Ytterligare information som kan ändras är bland annat val av avdelning och team. Du kan också definiera och redigera onlinebokningstyper för vilka möten kan schemaläggas under arbetspasset. Vid behov kan arbetspasset också tas bort från redigeringsskärmen.
Om några möten för närvarande är schemalagda under det valda skiftet visas dessa längst ned på kortet enligt bilden nedan. Om du behöver uppdatera ett personalskift som kräver att du bokar om aktuella möten kan du använda snabbvalsknappen "Flytta möten" för att enkelt flytta schemalagda möten från det aktuella personalskiftet till ett annat på motsvarande sätt.
Du kan enkelt kopiera arbetspass till flera dagar eller veckor med hjälp av den blå knappen "Kopiera arbetspass" som är röd nedan.
För att kopiera skift väljer du först knappen "Kopiera skift", varvid skärmen för kopiering av skift öppnas. Ett exempel visas nedan.
Fältet "Från detta datum" kommer att vara det startdatum som skiften kopieras från, med fältet "Till detta datum" som slutdatum. Därefter fyller du i fältet "Starta kopieringspass här", som anger vilket startdatum de kopierade passen ska tillämpas och schemaläggas i arbetskalendern. Därefter använder du fältet "Repeat count" för att bestämma hur många gånger de valda arbetspassen ska läggas in i kalendern. Slutligen väljer du den eller de användare för vilka arbetspassen ska kopieras och klickar på spara.
Ett exempel på ett ifyllt kopieringsskiftskort visas nedan som referens.
Du kan snabbt och enkelt ta bort flera arbetspass med hjälp av den röda knappen "Ta bort arbetspass" som finns till höger om knappen "Kopiera arbetspass" som visas ovan. Ett skärmexempel på kortet för borttagning av arbetspass visas nedan.
Om du vill ta bort användares arbetspass definierar du först den eller de användare vars arbetspass ska tas bort. Välj sedan de start- och slutdatum och -tider som du vill ta bort alla arbetspass från.
Fälten "Arbetspass som kommer att tas bort" och "Arbetspass som inte kan tas bort" uppdateras när den tidigare informationen har lämnats för att meddela dig om arbetspass som kommer att påverkas av dina definierade parametrar. Arbetspass som inte kan tas bort är arbetspass som har schemalagda möten. Ett exempel på en skärm visas nedan. När du har kontrollerat dina val av arbetspass klickar du på den röda raderingsknappen.
Det finns flera inställningar för klinikens läge som du kan använda för att anpassa kalendervyn när du schemalägger och hanterar arbetspass, utöver de inställningar som nämns ovan.
-
Du kan använda inställningar som "weekends" för att inkludera eller exkludera helgdagar i kalendervyn.
-
Dessutom kan du definiera vilken dag som ska visas som den första dagen i veckan.
-
Du kan anpassa kalendervyn ytterligare genom att använda inställningen "kalenderfackens storlek" för att bestämma tidslängden för varje kalenderfack, som kan vara så kort som 5 minuter och så lång som 60 minuter.
-
Dessutom kan inställningarna "första timmen på dagen" och "sista timmen på dagen" begränsa vilka timmar på dagen som visas som standard för att begränsa kalendervyn till öppettider.
-
Du kan också välja att visa skifttider och skifttyper i den allmänna kalendern.
Använd rullgardinsmenyn bredvid en användares namn i det övre högra hörnet av skärmen för att komma till användarprofilen. I användarprofilen kan du aktivera inställningar som gör det möjligt för användaren att få kalenderflöden för möten och skift. Dessa inställningar finns under avsnittet "Kalenderflöden". Provet Clouds skift- och mötesflöden gör att du enkelt kan se dina kommande händelser från vilken enhet som helst. Flödena exporteras i iCalendar-format som stöds av alla större kalenderleverantörer som Google Calendar, Outlook och iCal.
I avsnittet "Personal details" kan du aktivera inställningen "no scheduling outside shifts" för att förhindra att möten schemaläggs för en användare utanför dennes schemalagda arbetspass.
Uppdaterad
Kommentarer
0 kommentarer
logga in för att lämna en kommentar.