Förhandsregistrering och självincheckning online

Inledning

Med funktionen för förhandsregistrering online kan dina kunder förhandsregistrera sig före besöket med hjälp av ett onlineformulär. Genom att låta kunderna förregistrera sig sparas tid i receptionen och i början av besöket. Det ger också kunderna ett säkert och privat sätt att kommunicera sin personliga information, vilket de annars kanske skulle behöva göra i en öppen reception.

När en kund gör en onlinebokning eller ett möte bokas i Provet Clouds möteskalender innehåller bekräftelsen och påminnelsen en länk till förhandsregistreringssidan där kunden kan kontrollera sina uppgifter och lämna annan preliminär information.

Dessutom kan du låta kunderna checka in till sin tid online. Det här alternativet är tillgängligt om förregistrering används.

Förhandsregistrering och självincheckning är tilläggsfunktioner. Kontakta Provet Clouds försäljning eller kundsupport för mer information.

Sätt upp förregistrering

  1. Gå till Settings > General > Clinic location > Client interactions och välj Enable client pre-registration / Self check-in.

  2. Om du använder orsakstyper väljer du de orsakstyper som du vill tillåta förhandsregistrering för i fältet Enabled for reason types. När en orsakstyp som ingår här väljs för ett möte läggs en länk till förregistrering till i bekräftelse- och påminnelsemeddelandena. Om du lämnar fältet tomt är förhandsregistrering tillgänglig för alla typer av orsaker.

  3. I fältet Pre-registration message header kan du lägga till en rubrik för avsnittet om förhandsregistrering i bekräftelse- och påminnelsemeddelanden. Om du lämnar fältet tomt används följande standardrubrik: "Fortsätt till förhandsregistrering".

  4. I fältet Pre-registration message content kan du lägga till en brödtext för avsnittet om förhandsregistrering i e-postmeddelanden för tidsbekräftelse och påminnelse. Observera att brödtexten inte visas i SMS-meddelanden, utan endast i e-postmeddelanden. Om du lämnar fältet tomt används följande standardtext: "Förregistreringsfunktionen möjliggör ett personligt och datasäkert sätt att dela/uppdatera dina personuppgifter och gör det möjligt för dig och ditt husdjur att anlända till kliniken på ett trevligare och snabbare sätt.

  5. I fältet Pre-registration form description kan du lägga till ett anpassat meddelande till föranmälningsformuläret.

Exempel på en länk till förhandsregistrering i ett e-postmeddelande om tidsbeställning:

prereg_email.jpg

Ytterligare inställningar

Aktivera tvåfaktorsautentisering för förhandsregistrering: När den här inställningen är markerad får kunderna en verifieringskod via SMS som de måste ange för att få tillgång till förregistreringsformuläret. Tvåfaktorsautentisering ger ett extra säkerhetslager: om bekräftelsemeddelandet av misstag skickas till en felaktig adress kommer mottagaren inte att kunna komma åt förhandsregistreringsformuläret om de inte kan ange verifieringskoden som skickas via SMS.

TIPS: Om kunden av någon anledning inte har fått bekräftelsemailet eller SMS:et kan du skicka det igen genom att redigera mötet och spara det på nytt.

Upprätta självutcheckning

Notera

Du kan aktivera självincheckning om förregistrering när förregistrering har aktiverats.

  1. Gå till Settings > General > Clinic location > Client interactions och välj Enable self check-in.

  2. Tid i minuter innan kunden markeras som anländ: Med den här inställningen kan du ange hur lång tid innan en klient ska kunna checka in. Om du t.ex. ställer in inställningen på 30 kan klienterna inte checka in förrän 30 minuter före sin tid. Om det ännu inte är möjligt att checka in visas ett meddelande i tidsbokningsportalen, t.ex. "Du kan checka in 30 minuter före din tid.

  3. Meddelande om lyckad självincheckning: Du kan lägga till ett valfritt meddelande för att visa dina kunder när de har checkat in framgångsrikt.

  4. I avsnittet Waiting locations kan du lägga till vänteplatser som kunderna kan välja mellan när de checkar in. Detta är användbart om du har flera olika väntrum för klienter och patienter. Du lägger till en ny väntplats genom att klicka på knappen Add. Du kan redigera eller ta bort vänteplatser med hjälp av pennan och papperskorgen.

  5. Du kan be kunderna att tillhandahålla patientens sjukdomshistoria före besöket genom att ställa preliminära frågor i förregistreringen. Eftersom frågorna definieras separat för olika besöksanledningar kan du lägga till specifika frågor som är relaterade till besöksanledningen.

    1. Gå till Inställningar > Objekt & Listor > Anledningar och öppna en anledning som du vill lägga till frågor för.

    2. Scrolla ner till botten av dialogen och välj knappen + Preliminär fråga .

    3. Skriv en fråga i fältet Question och välj sedan knappen + Preliminary question igen för att lägga till fler frågor.

Ta emot och kontrollera förregistreringsdata

En länk till förhandsregistrering och självincheckning finns i e-postmeddelandet och/eller sms:et med bekräftelsen på klientens besök. Notera följande:

Notera

För närvarande kan förregistrering och självincheckning endast användas för besök med en enda patient. Om fler patienter läggs till i bokningen kommer kunden inte att kunna ange eller verifiera sina uppgifter i förregistreringen.

När kunden har fyllt i eller uppdaterat sin information med hjälp av förregistreringsformuläret (och den valfria självincheckningen) kan du granska informationen i Provet Cloud. Du kan göra detta i:

  • Avtalsdialog (avtalskalender)

  • Dialog om ankomst (när du markerar ett möte som ankommet)

  • Patientsidan

  • Kundsidan

Följande meddelande visas på dessa sidor:

prereg_new_data.jpg
  1. Välj länken Please confirm the data here i anteckningen. En dialogruta med information om förhandsregistrering öppnas. Den information som för närvarande är sparad i Provet Cloud visas till vänster under Klientdata i Provet och Patientdata i Provet. Den information som klienten har angett i förregistreringen visas till höger under Ny information från klienten. Som standard visas endast de fält som klienten har angett uppdaterad information för. Om du vill visa alla fält för klient- och patientinformation, även de som klienten inte har ändrat, väljer du Visa alla fält.

  2. För att godkänna kundens uppdateringar, välj pilknapparna mellan fälten. Om du vill godkänna alla ändringar på en gång väljer du pilknappen All högst upp. Kundens uppdateringar kopieras till Provet Cloud-fälten till vänster. Du kan också redigera fälten i Provet Cloud manuellt om du vill göra några ändringar i den information som kunden har lämnat (t.ex. rätta till ett skrivfel).

  3. Spara ändringarna genom att klicka på knappen Update.

Om du vill ta bort klientens uppdateringar helt och hållet väljer du knappen Discard. Observera att när du har bekräftat kan du inte hämta förhandsregistreringsinformationen längre.

prereg_update_data.jpg

Guide för kunder: Använda förregistrering och självincheckning

TIPS: Du kan skapa dina egna instruktioner för klienter baserat på dessa instruktioner och inkludera dina instruktioner i förhandsregistreringsmeddelandet eller på din kliniks webbsida.

  1. Välj länken till förhandsregistreringssidan i din tidsbekräftelse eller påminnelse (e-post och/eller sms).

  2. Förregistreringssidan är förifylld med information som är tillgänglig från din profil i Provet Cloud. Granska informationen och fyll i luckorna eller uppdatera den befintliga informationen om det behövs.

  3. Svara på eventuella inledande frågor som kan komma att ställas beroende på anledningen till ditt besök.

  4. Om självincheckning är tillgänglig kan du markera att du har anlänt och välja en väntplats.

  5. När du är klar väljer du Skicka.

Uppdaterad

Var denna artikel till hjälp?

0 av 0 tyckte detta var till hjälp

Har du fler frågor? Skicka en förfrågan

Kommentarer

0 kommentarer

logga in för att lämna en kommentar.