Inställningar för låsning av finansiella perioder är tillgängliga både på organisationsnivå och på kliniknivå. Dessa inställningar är utformade för att förhindra att ekonomiska händelser bakåtdateras till tidigare tidsperioder där ekonomin redan har stämts av, t.ex. till en tidigare månad eller ett tidigare år. När räkenskapsperioden är stängd kan inga ekonomiska händelser, t.ex. fakturor eller betalningar, dateras före stängningsdatumet. Vi rekommenderar att stängning av räkenskapsperioder aktiveras som en standard i det finansiella arbetsflödet.
Låsning av räkenskapsperiod aktiveras och ställs in från klinikplatsnivå med hjälp av en kombination av 3 inställningar. Det innebär att varje klinikplats eller klinikplats självständigt kan styra och anpassa sitt beteende för stängning av räkenskapsperioder. Inställningar för låsning av räkenskapsperioder är särskilt användbara för att automatiskt låsa månatliga räkenskaper efter att avstämning har skett.
Alla inställningar för låsning av finansiell period på kliniknivå kan hittas genom att följa följande: Inställningar > klinikplats > klinikplats Inställningar > Se specifika inställningsbeskrivningar nedan
Denna första inställning för stängning av räkenskapsperioden kan användas manuellt, eller så uppdateras den automatiskt när inställningarna 2 och 3 används. Den här inställningen är ett fält för datuminmatning, t.ex. 03/04/2022. Det datum som anges är det datum som finansiella händelser inte kan bakåtdateras till när det används.
När den här inställningen är aktiverad visas inställning 3 för användning, och den uppdaterar också automatiskt datumposten för inställning 1. Automatisk låsning av räkenskapsperioder rekommenderas som en standard för bästa praxis i det finansiella arbetsflödet. Det automatiska datumet för inställning 1 är alltid det sista datumet i föregående månad.
Den sista inställningen för låsning av räkenskapsperiod är det utlösande datumet när automatisk stängning av räkenskapsperiod (inställning 2) uppdaterar stängningsdatumet (inställning 1). Det valda datumvärdet måste passera fysiskt i tiden för att utlösas. Detta innebär att om dagens datum när denna inställning definieras är den 20 februari, skulle valet av "15" som datumvärde utlösa automatisk periodavslutning den 15 mars, med ett finansiellt stängningsdatum den 28 februari för inställning 1. Om man i stället för "15" väljer "25" som datumvärde kommer den automatiska periodavslutningen att utlösas den 25 februari, eftersom datumet fortfarande kan inträffa denna månad, och det finansiella bokslutsdatumet uppdateras till den 31 januari för inställning 1.
Det rekommenderas att man väljer ett utlösningsdatum så tidigt som möjligt i den nya månaden, vilket också innebär att det finns tillräckligt med tid för att stämma av föregående månads räkenskaper. Det innebär att om redovisningspersonalen normalt behöver 10 dagar för att slutföra föregående månads avstämning, bör du inte välja ett datum tidigare än 10, men det skulle inte rekommenderas att välja ett datum som 25, vilket skapar en onödig fördröjning i låsningen av den finansiella perioden för att utlösas från när finanserna stämdes av. Oavsiktliga ekonomiska händelser kan bakdateras under den tidsperioden mellan avstämningen och den finansiella låsningen, vilket skulle leda till att avstämningen inte längre balanserar.
Om det valda datumvärdet inte är tillgängligt under den aktuella månaden (29, 30, 31) används den sista tillgängliga dagen i månaden som utlösande dag den månaden.
Bokslutet kan också hanteras från organisationsnivå genom att 3 inställningar uppdateras manuellt vid behov.
Dessa inställningar kan hittas genom att följa: Inställningar > organisation > Se specifika inställningsbeskrivningar nedan
Den första inställningen är ett val för aktivering/inaktivering som ger synlighet för inställningarna 2 och 3 och ger tillgång till kontroll av låsning av räkenskapsperioder från organisationsnivå.
Inställning 2 är ett fält för inmatning av datum. Denna inställning liknar inställning 1 på klinikplatsnivå och styr det datum som inte kan dateras tidigare. Den används i kombination med inställning 3.
Den här inställningen är ett fält med kryssrutor. När den är markerad och inställningarna sparas, kommer datumangivelsen från organisationsinställning 2 ovan att åsidosätta datumangivelsen på klinikplatsnivå i klinikplatsinställning 1 som beskrivs ovan. Detta är en manuell indikation för att uppdatera bokslutsdatumet för alla platser. Det kommer inte att fortsätta att utlösa några automatiska datumuppdateringar.
Uppdaterad
Kommentarer
0 kommentarer
logga in för att lämna en kommentar.