Quinyx är en programvara för personalhantering och schemaläggning. Provet Cloud integreras med Quinyx så att personalens arbetspass kan hanteras i Quinyx. Integrationen hämtar arbetspassen från Quinyx till Provet Cloud, men hanteringen av arbetspassen fortsätter på Quinyx-sidan. HR Gateway Portal, ett tredje element som utvecklats av Provet Cloud-teamet, används för att kartlägga Quinyx- och Provet Cloud-skift med varandra och hantera integrationen.
Notera
Den här guiden förutsätter att du redan har slutfört installationen och implementeringen av ditt Quinyx-konto och att du använder systemet.
-
Kontakta Quinyx support och be om API-nyckeln för root unit för Provet Cloud-integration.
-
Vidarebefordra nyckeln till din kontaktperson på Provet Cloud.
-
Kontaktpersonen gör nödvändiga justeringar och återkommer till dig med adressen till HR Gateway Portal (URL) och inloggningsuppgifter. Du kommer att behöva dessa i nästa steg.
För att integrationen ska fungera måste du se till att Provet Clouds anställningsnummer matchar badgenumren i Quinyx.
För varje medarbetare som behöver involveras:
-
Gå till sidan People i Quinyx.
-
Hitta den önskade medarbetaren.
-
Hitta Badge-nummer.
-
Gå till Inställningar > Användare i Provet Cloud.
-
Redigera motsvarande användare i Provet Cloud och lägg till badgenumret i fältet Employee number.
När du redigerar eller tar bort skift från Quinyx kommer motsvarande skift på Provet Cloud-sidan också att uppdateras eller tas bort. Det skiftet kan redan ha några möten på det, och föräldralösa möten kan inträffa när detta inte är begränsat. Med begränsningen kommer ett motsvarande fel att visas på HR Gateway Portal Log -sidan (beskrivs nedan).
För denna begränsning måste användarna redigera sina profiler i Provet Cloud:
-
Gå till din Användarprofil från menyn uppe till höger i Provet Cloud.
-
Öppna profilen för redigering.
-
Kryssa i alternativet Ingen schemaläggning utanför skift.
-
Spara.
Från och med detta steg behöver du tillgång till HR Gateway Portal med den webbadress som nämns i steg 1. När du har loggat in bör du automatiskt komma till organisationsinställningarna. Om inte, navigera till Inställningar > Organisation i HR Gateway-portalen.
Konfigurera följande inställningar. Observera att vissa kanske redan har konfigurerats av din Provet Cloud-kontakt - i så fall ska du låta dem vara kvar. Vissa av inställningarna kan också vara inställda på skrivskyddade, vilket är normalt.
Integration aktiverad: Detta måste vara markerat för att integrationen ska fungera.
E-postadresser för aviseringsmottagare: Välj e-postmeddelanden som ska få aviseringar om fel relaterade till möten och skift i Provet Cloud. Detta är organisationsspecifikt, vilket innebär att om det finns ett fel på någon av dina klinikplatser kommer mottagarna att få ett e-postmeddelande om detta.
OBS: Om ett fel inträffar kommer den relaterade åtgärden inte att utföras.
Tidszon: Tidszonen i Quinyx, HR Gateway Portal och Provet Cloud måste stämma överens.
Importintervall: Ställ in frekvensen för automatisk import av skift per dag. Den föreslagna standardinställningen är "Varje 24 timmar", vilket innebär att importen körs automatiskt en gång per dag runt midnatt. Alternativet "Manuell" finns också tillgängligt. Importen är då inte automatiserad utan måste göras manuellt från inställningarna för klinikplatsen i HR Gateway Portal.
URL för inmatningssystem: Obligatoriskt, konfigureras vanligtvis av din Provet Cloud-kontakt.
Ange systemets API-nyckel: Obligatoriskt, konfigureras vanligtvis av din Provet Cloud-kontakt.
URL för utdatasystem: Obligatoriskt, konfigureras vanligtvis av din Provet Cloud-kontakt.
API-nyckel för utdatasystem: Obligatoriskt, konfigureras vanligtvis av din Provet Cloud-kontakt.
För att slutföra:
-
Välj Spara inställningar.
-
Välj Synkronisera alla data.
Notera
Synkroniseringsknappen kommer inte att visas om inte alla obligatoriska fält är ifyllda.
Efter synkroniseringen bör dina klinikplatser visas i menyn till vänster. Välj en klinikplats i menyn till vänster och konfigurera följande nödvändiga inställningar. Observera: Konfigurera alla nödvändiga inställningar innan du aktiverar integrationen.
-
Quinyx klinikplatser: Välj den klinikplats i Quinyx som du vill kartlägga med den valda Provet Cloud-klinikplatsen.
-
Välj Spara huvudinställningar.
-
Mappning av skifttyp: Mappa Quinyx-skift till Provet Cloud-skifttyperna som visas till vänster. Namnen på växlarna i Quinyx och Provet Cloud behöver inte vara identiska.
-
Om skiftet ska tillåta onlinebokning, kartlägg det med hjälp av kolumnen "Skifttyp för onlinebokning".
-
Om skiftet är ett vanligt skift, kartlägg det med hjälp av kolumnen "Quinyx skifttyp".
-
-
Välj Spara underinställningar längst ner på sidan.
-
Importera periodtyp: Välj mellan fasta datum och fast längd.
-
Fasta datum - Arbetspass från det valda datumintervallet importeras. När du gör inledande tester (beskrivs nedan) rekommenderar vi att du använder det här alternativet med en dag som datumintervall. Båda dagarna inkluderas. Observera att importen endast kommer att göras för framtida datum.
-
Fast längd - Definiera en varaktighet som börjar från dagens datum. De skift som ligger inom denna tidsperiod kommer att importeras.
-
-
Integration aktiverad: Aktivera integrationen genom att markera respektive inställning högst upp på sidan.
-
Välj Spara huvudinställningar.
E-postadresser för aviseringsmottagare: I likhet med inställningen för organisation gör den här inställningen det möjligt att skicka felmeddelanden till utvalda e-postmeddelanden, men i det här fallet endast om fel som inträffar på den utvalda klinikplatsen.
Avdelningar och team aktiverade: Tillåter mappning och import av avdelnings- och teaminformation och aktiverar alternativen Mappning av avdelningar och Mappning av team.
Varaktighet för en slot som används: Gör det möjligt att dela upp skift i mindre, lika stora block när de importeras till Provet Cloud. Har samma effekt som kryssrutan "Varaktighet för en lucka" i Provet Clouds kalender. Observera att slottiderna också måste mappas längst ner på inställningssidan, om de används.
Kalenderfackets storlek: Används tillsammans med inställningen för varaktighet som nämns ovan.
Importera endast publicerade skift: Aktiverad som standard och rekommenderas. Om det är aktiverat kommer opublicerade (utkast) skift inte att importeras från Quinyx.
Notera
När alla nödvändiga inställningar för klinikens plats har konfigurerats väljer du Save main settings och Save subsettings. Integrationen är nu redo för testning.
Ett enkelt arbetsflöde för testning föreslås här. Observera att det verkliga installationsscenariot vanligtvis innebär en bredare datumperiod för importören, så se till att konfigurera om innan den verkliga användningen.
-
Skapa en testanvändare i både Provet Cloud och Quinyx och koppla dem till badgenumret enligt beskrivningen ovan.
-
I HR Gateway Portal ställer du in klinikplatsen Importperiodtyp till "Fasta datum" och ställer in start- och slutdatum till att vara samma dag, en fritt vald dag i framtiden. Kom ihåg att Spara huvudinställningarna.
-
Planera ett arbetspass för testanvändaren i Quinyx för det valda datumet. Skiftstrukturen måste följa de krav som nämns nedan.
-
Publicera testanvändarens schema i Quinyx. OBS: När du publicerar kan du ställa in publiceringsdatumet - det ska aldrig läggas till det förflutna.
-
I portalen väljer du Manuellt importera skift från klinikens platsinställningar. En kort laddningsprocess kommer att äga rum.
-
Det importerade skiftet bör nu visas i Provet Cloud. Kontrollera att skifttypen är korrekt för att verifiera att mappningen gjordes på rätt sätt.
Notera
Vid utgivning av skift i Quinyx ska utgivningsdatum aldrig läggas i det förflutna.
Om det inledande testet är framgångsrikt rekommenderas att man gradvis ökar testkomplexiteten för att lösa eventuella problem och komma fram till det verkliga användningsfallet:
-
Testa alla skifttyper med testanvändaren.
-
Testa med riktiga användare, med ett verkligt scenario, men med en dags installation som i det första testet.
-
Öka perioden till en vecka och testa igen.
-
Byt till fullständig installation och automatisering. Se till att planera övergången i god tid och kommunicera med all nödvändig personal.
Lämplig testning bör utföras efter alla ändringar av integrationsuppsättningen.
Notera
En fellogg kan ses på HR Gateway Portalens Log-sida, i den övre menyraden, bredvid inställningarna. Se avsnittet fellogg nedan.
De skift som kommer in i Provet Cloud genom integrationen är faktiskt Tasks under skiften i Quinyx.
I bilden nedan skulle de uppgifter som är markerade med grön och röd färg importeras till Provet Cloud som skift, om Quinyx-skiftet är korrekt mappat. Om Quinyx-skiftet lämnas "tomt" utan några uppgifter importeras ingenting till Provet Cloud.
Det rekommenderas att de relevanta skifttyperna utformas i Quinyx så att de redan har de uppgifter som behövs.
Efter importen ser de resulterande skiften ut enligt nedan. Observera att skiftet "Lunch break" inte skapades eftersom det inte var mappat.
Om du behöver en skifttyp där Provet Clouds onlinebokningsfunktionalitet är aktiverad, följ dessa steg:
-
I Provet Cloud ska du se till att du har ställt in skifttypen med aktiverad onlinebokning.
-
Skapa motsvarande skifttyp i Quinyx.
-
Gå till HR Gateway Portal och öppna inställningarna för klinikens placering.
-
Mappa skifttyperna till varandra med hjälp av kolumnen Skifttyp för onlinebokning.
-
Välj Spara underinställningar längst ner på sidan.
I vissa fall kanske du regelbundet vill bestämma på Quinyx-sidan om skiftet har aktiverat onlinebokning eller inte. I så fall kan du ställa in mappningen så att Provet Cloud-passet mappas till två liknande Quinyx-pass beroende på valet av onlinebokning.
-
I Provet Cloud ska du se till att du har ställt in skifttypen med aktiverad onlinebokning.
-
I Quinyx skapar du två liknande skift och namnger dem så att du kan känna igen vilket som är avsett för onlinebokning. Till exempel:
-
Workday ingen onlinebokning
-
Arbetsdag
-
-
Gå till HR Gateway Portal och öppna inställningarna för klinikens placering.
-
Kartlägg Quinyx-skiftena till Provet Cloud-skiftena:
-
Arbetsdag ingen onlinebokning - Quinyx Skifttyp kolumn
-
Workday - Skifttyp för onlinebokning kolumn
-
-
Välj Spara underinställningar längst ner på sidan.
Efter installationen, när du bokar skift i Quinyx, väljer du lämplig typ för att fatta beslutet. Beroende på valet kommer skiftet att ha onlinebokning aktiverad i Provet Cloud eller inte.
OBS: Lämplig testning bör utföras efter alla ändringar av integrationsuppsättningen.
Om klinikplatsen använder team och/eller avdelningar kan integrationen användas för att välja dem för Provet Cloud-skift som importeras. Avdelningar kan användas oberoende av varandra, men team kräver att avdelningar används eftersom de är en underenhet till en avdelning.
-
Gå till HR Gateway Portal och öppna inställningarna för klinikens placering.
-
Aktivera Avdelningar och lag aktiverade. Detta kan också göras under den första installationen.
-
Bestäm källan för avdelningsinformation i Quinyx med hjälp av menyn Ward source. Det rekommenderade alternativet är "Main shift's section field".
-
Bestäm informationskällan för teamet i Quinyx med hjälp av menyn Team source. Det rekommenderade alternativet är "Huvudskiftets kategorifält (skifttyp)".
-
Välj Spara huvudinställningar.
De källor som valdes i steg 1 måste skapas och/eller konfigureras i Quinyx.
För att konfigurera ett huvudskifts sektionsfält (för avdelningskällan ):
-
Gå till Kontoinställningar från den personliga menyn i Quinyx.
-
Välj Group management från den vänstra menypanelen.
-
Välj önskad enhet från mitten. En konfigurationspanel öppnas.
-
Välj Lägg till avsnitt från panelen.
-
Fyll i sektionsfälten med information om avdelningen.
-
Välj Ok för att spara.
När avdelningar har skapats som sektioner visas de som alternativ under huvudskiftets fält Section (bilden nedan).
Så här konfigurerar du skifttypen för ett huvudskift (för teamkälla):
-
Gå till Kontoinställningar från den personliga menyn i Quinyx.
-
Gå till Skifttyper från den vänstra menypanelen.
-
Välj Lägg till längst upp till höger.
-
Skapa teamet som en skifttyp genom att fylla i fältet Namn och se till att varaktigheten täcker (start- och sluttid) den normala tidsramen för skiften.
-
Välj Spara.
Detta steg förutsätter att du redan har avdelningar och team som är konfigurerade i Provet Cloud efter behov.
Kartläggning av avdelningar:
-
Gå till HR Gateway Portal och öppna inställningarna för klinikens placering.
-
Bläddra ner till avsnittet Wards mapping.
-
För varje Provet Cloud-avdelning, kartlägg en Quinyx-avdelning.
Kartläggning av team.
-
Bläddra till avsnittet Teams mapping i portalens inställningar för klinikens plats.
-
För varje Provet Cloud-team, kartlägg en Quinyx Shift-typ (kategori).
För att slutföra, välj Spara delinställningar längst ner på sidan.
Om de konfigureras enligt beskrivningen ovan kan avdelningarna och teamen nu anges när du skapar skift i Quinyx.
Se till att testa installationen med testanvändaren enligt beskrivningen ovan.
Sammanfattningsvis:
-
Själva informationen shift kommer från Tasks.
-
Informationen på avdelningen kommer från Avsnitt.
-
Informationen i team kommer från Shift typ.
Ibland har en medarbetares arbetspass redan planerats och importerats till Provet Cloud, men på grund av medarbetarens frånvaro måste arbetspassen uppdateras (tas bort).
För att markera en frånvaro:
-
Se till att relaterade möten i Provet Cloud-kalendern har flyttats eller tagits bort först.
-
Gå till Schema i Quinyx.
-
Leta reda på skiftet och markera det.
-
Välj Fler alternativ.
-
Längst ner i dialogen väljer du Lägg till frånvaro.
-
Fyll i frånvaroblanketten och välj Spara. Arbetspasset flyttas till avsnittet "Ej tilldelade arbetspass".
-
Ta bort arbetspasset från avsnittet "Ej tilldelade arbetspass". Detta är viktigt eftersom arbetspasset annars inte kommer att tas bort från Provet Cloud, vilket kommer att ske vid automatisk eller manuell import.
När konfigurationsändringar görs i Provet Cloud eller Quinyx som påverkar skift, avdelningar eller team måste ändringarna synkroniseras i HR Gateway Portal.
-
Gå till Organisationsinställningar i HR Gateway Portal.
-
Välj Synkronisera alla data.
Exempel på fall där synkronisering krävs:
-
En skifttyp skapas eller redigeras i Provet Cloud.
-
En klinikplats skapas i Provet Cloud.
-
En avdelning skapas eller redigeras i Provet Cloud.
-
En skifttyp skapas eller redigeras i Quinyx.
-
En enhet skapas i Quinyx.
-
Ett avsnitt skapas eller redigeras i Quinyx.
När ändringar görs i HR Gateway Portal ska ändringarna alltid sparas med Spara inställningar, Spara huvudinställningar och Spara underinställningar på respektive sida.
När ändringar görs i mappningarna i portalen bör de testas enligt beskrivningen ovan. Testning kan spara mycket arbete, eftersom felaktigt importerade skift måste tas bort manuellt.
I HR Gateway Portal finns en flik Log i den övre menyraden som ger detaljerad information om in- och utmatningsfel. Loggavsnitten är organisationsövergripande, vilket innebär att fel från alla klinikplatser listas i dem.
Inmatningsfel - Fel relaterade till problem med att ansluta till Quinyx. Inmatningsfel är sällsynta och de kräver vanligtvis hjälp från Provet Cloud-support.
Utdatafel - Fel relaterade till import av skift till Provet Cloud. Dessa är vanligare, relaterade till felaktiga mappningar, saknade anställningsnummer och liknande.
När personer får felmeddelanden via e-post, enligt beskrivningen ovan, är det lämpligt att först kontrollera felloggarna, särskilt utmatningsfelen.
Sökfältet i loggen kan användas för att filtrera poster efter:
-
Enhetens namn
-
ID för databasskift
-
Quinyx skift ID
-
Felkod
-
Person-ID/anställningsnummer
Om du vill se detaljerad information om ett fel väljer du Visa felmeddelande.
Uppdaterad
Kommentarer
0 kommentarer
logga in för att lämna en kommentar.