Snabblänkar
Inställningar för organisation
Inställningar för enhet (klinik)
Som ett steg i att underlätta för er att sköta den ekonomiska redovisningen, har vi skapat denna artikel som kan fungera som en checklista för dig. Även om Provet Cloud inte är ett bokföringssystem så finns det en del krav i inställningarna för att rätt data ska kunna hämtas ut ur Provet Cloud, både för statistisk rapportering men även för korrekt bokföring. Inställningarna nedan tar därför hänsyn till bokföringslagen. Nedan ser du de systeminställningar som krävs för att hålla en god ekonomisk redovisning och för att supporten ska kunna hjälpa er på bästa sätt även framåt.
Inställningar för organisation
Börja med att ställa in de övergripande organisationsinställningarna. Har ni fler enheter (kliniker) så är dessa inställningar applicerbara på samtliga enheter (kliniker).
Kontoplan
Grunden till de ekonomiska inställningarna börjar med att ni har angett en fullständig kontoplan i Provet Cloud. Det vill säga samtliga bokföringskonton som ni använder i er bokföring, till exempel olika intäktskonton, momskonton och kontonummer för betalningar.
Du hittar dessa via Inställningar > Organisation > Hantering av kontonummer. Här lägger ni till era kontonummer. Tryck på knappen Lägg till och skriv in både kontonumret och en kort benämning av kontot som en beskrivning. Spara.
Validering av konto
Alla artiklar ska alltid ha ett kontonummer. Inställningen Aktivera validering av kontonummer i importen gör att du blir uppmärksammad på om en artikel saknar kontonummer vid import av artikellistor.
Betalningsmetoder
De betalningsmetoder ni använder i er verksamhet ska kopplas till något av de kontonummer som ni angett i er kontoplan.
Gå till Inställningar > Organisation > Betalningsmetoder. Klicka på redigeringspennan för att redigera önskat betalsätt.
Genom att markera eller avmarkera kryssrutorna till vänster så kan ni tex definiera om betalmetoden är aktiv, kan användas som metod för förskottsbetalning eller i fakturavyn, om den ska ses i dagrapporten etc. För att koppla rätt kontonummer från din kontoplan så söker du i det övre högra fältet. Välj sen Spara.
Momshantering
Alla momssatser ska knytas till något av de kontonummer du lagt in i kontoplanen. I Sverige har vi momssatserna 0%, 6%, 12% samt 25%, dessa finns inlagda i Provet Cloud från start. Du behöver definiera vilket momskonto som ska vara kopplat till vilken momssats. Just er verksamhet kanske inte använder alla, men de som används ska kopplas mot ett kontonummer. Även om ni inte säljer momsfritt så bör ett kontonummer för 0% moms läggas in för att kunna användas vid öresavrundning. Läs mer om varför momskonto är viktigt vid SIE-filsexporter här länk till Ekonomiexport.
Gå till Inställningar > Momshantering. För att koppla momskonto till momssats använder du redigeringspennan till höger.
Sök reda på lämpligt momskonto, beroende på vad du döpt dem i kontoplanen, och lägg till den till momssatsen. Du har möjlighet att döpa om momssatsens titel om önskat. Välj sen Spara.
Inställningar för enhet (klinik)
När organisationsinställningarna är färdiga är det dags att se över enhetsinställningarna. Dessa behöver anges för varje enhet (kliniker) i er verksamhet.
Kontonummer
Här anger du vilket kontonummer från din kontoplan för kund- och försäkringsfordringar, förskottsbetalning (måste anges om förskottsbetalning är aktiverat) och överbetalningar (om tillåtet).
Gå till Inställningar > Enhet > Kontonummer. Här ska Aktivera användning av kontonummer samt Kräv kontonummer på artiklar vara aktiverat. Detta för att säkerställa att kontonummer finns kopplat till varje artikel och på så vis garantera att rapporter och balansräkning hanteras korrekt. I fälten söker du reda på lämpligt kontonummer från din kontoplan, och Spara sedan dina inställningar.
Enhetsinställningar
Följande inställningar hittar du under Inställningar > Enheter > Enhetsinställningar
Anonym försäljning
I Sverige har vi regler för att få sälja varor och tjänster anonymt. Vi rekommenderar endast användandet av anonym försäljning om ett sk fiskalsystem (kassaregister) är installerat med en kvittoskrivare kopplad till Skatteverket. För att veta vad som gäller för just er verksamhet, rådgör alltid med Skatteverket för att vara säker på att ni följer regelverket.
Betalningar
Nedan följer några standardinställningar för betalning och förskott etc. Se skärmbilden nedan. Aktivera gärna förskottsbetalning då den även används vid krediteringar. (Tillgodo till kund)
Förhindra betalning till en fullt betald faktura - Ska vara ikryssad. Förhindrar att betalning sker på en redan betald faktura.
Aktivera "Avbryt betalning" - Ska vara ikryssad. Underlättar om man råkat ange fel betalmetod eller om kunden ångrat sig efter att man redan angett betalmetod i Provet Cloud. Om du inte tillåter att avbryta betalningen så måste en kreditfaktura göras för att kunna byta betalmetod.
Avbryt betalning - för samma datum - Ska inte vara ikryssad, för att undvika bakdateringar av betalningar rekommenderar vi att man alltid gör ändringar av fakturor på det aktuella datumet.
Tillåt att ange datum för avbruten betalning - Ska inte vara ikryssad, av samma anledning som ovan.
Aktivera betalningsöverföringar till förskottsbetalningar - Ska vara ikryssad. Underlättar att lägga kundens pengar som ett tillgodo om denne inte är på plats när kreditering görs eller om man vill kunna betala ut pengarna till kunden via banken.
Tillåter kreditnotan att överföras till förskott - Ska vara ikryssad, detta för att underlätta krediteringsprocessen då pengar tillfälligt kan förflyttas till en förskottsbetalning.
Betalningsöverföring till samma datum - Ska inte vara ikryssad, för att undvika baktdateringar av betalningar rekommenderar vi att man alltid gör ändringar av betalningar på det aktuella datumet.
Tillåt att ange datum för överföring av förskottsbetalning - Ska inte vara ikryssad, av samma anledning som ovan.
Aktivera förskottsbetalning - Ska vara ikryssad för att kunna användas tex vid krediteringsprocessen.
Tillåt att ange datum för förskottsbetalning - Ska inte vara ikryssad, för att undvika bakdateringar av betalningar rekommenderar vi att man alltid gör ändringar av betalningar på det aktuella datumet.
Kräv beskrivning av förskottsbetalning - Valbart, kryssa i om ni vill att man alltid behöver definiera varför en förskottsbetalning görs.
Återbetalning av förskottsbetalning till samma datum - Ska inte vara ikryssad, för att undvika baktdateringar av betalningar rekommenderar vi att man alltid gör ändringar av betalningar på det aktuella datumet.
Tillåt att sätta datum för återbetalning av förskottsbetalning - Ska inte vara ikryssad, av samma anledning som ovan.
Låsning av finansiell period
Att låsa den finansiella perioden är valbart, men är lämpligt för att förhindra bakdatering av betalningar. Definiera en datumgräns som gäller alla ekonomiska förändringar i Provet Cloud manuellt eller låt Provet Cloud låsa perioden automatiskt.
Sammanslagna fakturor
Vi rekommenderar att inaktivera sammanslagna fakturor och istället använda funktionen att betala flera fakturor samtidigt.
För att betala flera fakturor samtidigt, gå istället till kundsidan och fliken Finansiella uppgifter, markera de fakturor som ska betalas samtidigt och välj Handlingar > +Betalning.
Öresavrundning
För att öresavrundningen ska hanteras korrekt ska det redan finnas en artikel i ert Provet Cloud som heter Öresavrundning. Du hittar den under Artikelregister > Artiklar, döpt till Öresavrundning. Redigera artikeln genom att klicka på pennan, gå till fliken Lager och prissättning och ange ett kontonummer samt momsgrupp (momssats).
För att öresavrundningen ska bli korrekt ange följande
Avrunda totalt fakturabelopp - Avrunda till närmaste hela nummer
Artikel för avrundning - Ange åtgärdsartikeln Öresavrundning
Aktivera avrundning av fakturans summa till noll - Avrunda till närmaste hela nummer
OBS! Kontrollera även under Inställningar > Organisationsinställningar > Avrunda pris på fakturarader till heltal att detta är urbockat.
Fakturor
Under Inställningar > Enhet > Fakturor ställer du in att inga betalningar får förekomma före fakturadatum genom att klicka i Inga betalningar före fakturadatum. Finns det en andra ägare (tex partner till ägaren) eller betalare som ska visas på faktura, krävs att inställningen Inkludera kund nr. 2 i betalinformationen på faktura.
Rapportinställningar
I samband med att en dagrapport skapas, kan du också skapa en så kallad Balansrapport. För att balansrapporten ska visas rätt behöver du ange vilka konton som hör till respektive betalsätt. Gör detta under Inställningar > Enhet > Rapporter och anger det konto som hör till respektive betalsätt.
Det finns även en del andra inställningar under denna meny. Vi rekommenderar följande:
Tillåter användaren att ange belopp för varje betalmetod - Användaren anger summan av de olika betalsätten i dagrapporten.
Möjliggör betalningskorrigeringar i dagrapport - Ej ikryssad. Om något blivit fel vid en betalning bör det korrigeras på den aktuella fakturan innan rapporten skapas.
Tillåt att dagrapporten avslutas om det finns utkast av fakturor under valt tidsintervall - Bör inte vara ikryssad. Det är frivilligt om ni vill kunna skapa rapporten med fakturautkast.
Använd senaste dagrapportens sluttid som standard - Aktivera för att ni inte ska missa några transaktioner i dagrapporten.
Visa anmärkningsfältet på rapportvyn för skuld och påminnelser - Visar ett redigerbart fält för kundanmärkningar i egen kolumn.
Aktivera rapport för prisändringar - prisändringar av artiklar kan skrivas ut.
Spara dina inställningar.
Inställningar för utskrift
Dagrapport
En dagrapport ska skapas vid dagens slut eller när kassan ska räknas vid lämplig tid för de som bedriver sjukhusverksamhet dygnet runt. Denna rapport kan visas mer eller mindre detaljerad, här finns inget krav utan beror på era preferenser. Inställningarna som krävs om du önskar mer detaljerad rapport hittar du under Inställningar > Inställningar för utskrift > Dagrapport och kryssa i den information du önskar på rapporten. Spara dina inställningar.
Kopia av faktura
I Sverige får vi endast skriva ut ett original av en faktura/kvitto. Nästkommande utskrifter ska markeras som kopia och detta görs i Provet Cloud med hjälp av en inställningen Markera kopior som hittas under Inställningar > Inställningar för utskrift > Faktura och får inte bockas ur.
Övriga inställningar
Nedan visas valbara inställningar
Kuponginställningar
Om ni i er verksamhet använder kuponger så ska detta aktiveras i Provet Cloud. Dessa ska vara tillåtna att lägga till först när fakturan är fastställd, då en rabatt-/kupong alltid ska läggas till när andra betalmedel läggs till.
För att aktivera kuponger gå till Inställningar > Organisation > Kuponginställningar. Klicka i den första rutan för Visa/ tillåt att lägga till kuponger på fastställda fakturor, om ni vill ange en annan term än Kuponger kan detta redigeras. OBS! Inställningen Visa/tillåt att lägga till kuponger på fakturautkast, ska vara urbockad. Se inställningar enligt bilden nedan. Spara dina inställningar.
För att lägga till de kuponger som ni tillåter, välj Lägg till under rubriken Kuponglista. Namnge din kupong, ange betalmetod som ska användas samt standardsumma. Välj sen Spara.
Rabatter
Vi rekommenderar att ni har ett separat konto i kontoplanen för rabatt. Det kan finnas flera konton för olika typer av rabatt, tex personalrabatt och en foderrabatt mfl. Denna funktion kan användas på olika sätt och det är bäst om ni enas om ett och samma sätt inom er verksamhet. Skapa lämpliga artiklar för rabatter och koppla till dina kontonummer.
OCR-nummer
Om OCR-nummer ska användas, välj även rätt typ av nummer, “Svenskt OCR”. Längden kan också variera, men vi rekommenderar bestämd längd. Be din bank om sk. “mjuk kontroll”. Du hittar inställningarna för OCR-nummer under Inställningar > Organisation > Organisationsinställningar.
Uppdaterad
Kommentarer
0 kommentarer
logga in för att lämna en kommentar.