Som ett steg i att underlätta för er att sköta den ekonomiska redovisningen, har vi skapat detta dokument som kan fungera som en vägledning och checklista för dig. Det finns en del krav i inställningarna för att rätt data ska kunna hämtas ut ur Provet Cloud och vi behöver också ta hänsyn till bokföringslagen. Därför vill vi att du ser över detta i systeminställningarna;

 - Kontoplan. Lägg in en fullständig kontoplan. Det vill säga samtliga konton som ni använder i er bokföring, tex intäktskonton, moms och betalsätt
 - System 🡪 Organisation 🡪 Hantering av kontonummer. Längst ned på denna sida kan du lägga till samtliga konton. Tryck på den blå knappen ”Lägg till” och skriv in både kontonumret och en kort benämning av kontot som en beskrivning. Spara.

Validering av konto. Alla artiklar ska alltid ha ett kontonummer. Den här inställningen validerar det vid import av artikellistor.

• Momskonto. Alla momssatser ska knytas till ett konto. I Sverige har vi 0%, 6%, 12% och 25% moms. Just er verksamhet kanske inte använder alla, men de som används ska kopplas mot ett konto (de andra kan arkiveras genom att trycka på soptunnan).
  • System 🡪 Organisation 🡪 Momshantering. Här kan du lägga till eller ta bort de momssatser ni använder eller inte använder. För att koppla en momssats till ett konto, trycker du på ”pennan” till höger och anger kontonummer. Ange också gärna en benämning i Titeln. Spara.

• Betalsätt. De betalsätt ni använder ska nu knytas till ett konto. 
  • System 🡪 Organisation 🡪 Betalningsmetoder. Klicka på ”pennan” för att redigera betalsättet. I fönstret som öppnas kan du uppe i det högra hörnet lägga till det konto som passar till betalsättet. Spara.

• Kuponginställningar. Om du väljer att använda kuponger, ska det inte vara tillåtet att lägga till dessa innan fakturan är fastställd. En rabatt/kupong ska alltid läggas till i efterhand när andra betalmedel läggs till. 
  • System → Organisation → Kuponginställningar. Det är viktigt att du inte har kryssrutan som är markerad i orange, ibockad. Använd endast den övre som visas på bilden. Spara.

• Kontonummer. Du behöver koppla ett konto till fordringar och förskottsbetalning mm. 
  • System 🡪 Organisation 🡪 Enhet. Under menyn ”Kontonummer” ska de två första inställningarna bockas i, ”Aktivera användning av kontonummer” och ”Kräv kontonummer på artiklar” om ni inte redan har dessa. Ange också kontonummer för fordringar och förskottsbetalning. Spara.

Anonym försäljning. Ska alltid förbjudas om verksamheten inte har ett sk. fiskalsystem (kvittoskrivare till Skatteverket).

• Betalningar. Här är några standardinställningar för betalning och förskott etc. Detta är rekommenderade inställningar och bör inte se annorlunda ut än skärmbilden nedan. Förskott är så klart valbart, men det förenklar arbetsflödet vid hantering av kreditering.

• Fler inställningar och avrundning. Att låsa den finansiella perioden är valbart, men är väldigt bra för att förhindra bakdatering av betalningar. Inaktivera sammanslagna fakturor, om inte verksamheten själva vill ha den. 

Avrundning måste ha inställningen enligt skärmbilden nedan. Artikeln för avrundning måste också vara kopplad till ett konto. 

• Fakturor. Här ställer du in att inga betalningar får förekomma innan fakturadatum. Finns en ytterligare ägare eller betalare som ska visas på faktura, krävs denna inställning.

• Dagrapport. En dagrapport ska skapas vid dagens slut eller när kassan ska räknas vid lämplig tid för de som bedriver sjukhusverksamhet. Denna rapport kan visas mer detaljerad, men det är inget krav. Inställningarna som krävs om du vill ha den mer detaljerad hittar du här:
  • System 🡪 Organisation 🡪 Enhet 🡪 Inställningar för utskrift 🡪 Dagrapport. Kryssa i den information du önskar på rapporten. Spara.

• Rapportinställningar. I samband med att en dagrapport skapas, kan du också skapa en sk. Balansrapport. För att balansrapporten ska visas rätt behöver du ange vilka konton som hör till respektive betalsätt.
  • System 🡪 Organisation 🡪 Enhet 🡪 Rapportinställningar. Här anger du det konto som hör till respektive betalsätt. Det finns även en del andra inställning under denna meny. Vi rekommenderar att du gör enligt bilden. Om något blivit fel vid en betalning ska inte det korrigeras i rapporten, det ska alltid göras på den aktuella fakturan innan rapporten skapas (markerat med orange på bilden). 

Det är frivilligt om ni vill kunna skapa rapporten med fakturautkast. Dessa tas då inte med i rapporten.

För att ni inte ska missa några transaktioner i rapporten, är det enklast om ni använder den senaste dagrapportens sluttid som start för nästa rapport. Spara.

• Kopia av faktura. I Sverige får vi endast skriva ut ett original av en faktura/kvitto. Nästkommande utskrifter ska markeras som kopia och detta görs i Provet Cloud med en inställning som inte får bockas ur.      
  • System 🡪 Organisation 🡪 Enhet 🡪 Inställningar för utskrift 🡪 Faktura. 

• Rabattering. Vi rekommenderar att ni har ett separat konto i kontoplanen för rabatt. Det kan finnas flera konton för olika typer av rabatt, tex personalrabatt och en foderrabatt mfl. Denna funktion kan användas på olika sätt och det är bäst om ni enas om ett och samma sätt inom er verksamhet. 

• OCR-nummer. Om OCR-nummer ska användas, välj även rätt typ av nummer, “Svenskt OCR”. Längden kan också variera, men vi rekommenderar bestämd längd. Be din bank om att ha sk. “mjuk kontroll”.