Snabbvägar

1. Bokningstyper

2. Skapa skift

3. Gör generella inställningar

4. Förhandsgranska onlinebokningen

Hur kunddata matchas med existerande data i Provet Cloud

Hur du ankomstregistrerar när bokningen gjorts online

Introduktion

Fler och fler kunder förväntar sig onlinebokningsmöjligheter för olika tjänster de vill använda i den moderna världen. Vissa kunder använder en tjänsteleverantör enbart baserat på deras onlinebokningsalternativ eftersom det är tillgängligt och bekvämare. En person kanske till och med tvekar att ringa tjänsteleverantören på traditionellt sätt och föredrar det mer avslappnade sättet att boka online.

Ur klinikens perspektiv kan onlinebokning också frigöra värdefull tid, när vissa kunder kan boka online istället för att ringa. Dessutom, om din klinik inte arbetar 24/7, tillåter onlinebokning att kunder bokar tider utanför ordinarie arbetstid.

En vanlig oro är att kunderna kommer att ha för mycket kontroll över denna process, men med Provet Cloud Online Booking-funktionen kan du kontrollera åtkomsten på ett detaljerat sätt och öppna denna tjänst steg för steg.

Onlinebokning är en tilläggsfunktion i Provet Cloud. Kontakta Provet Cloud-försäljnings- eller supportteamet för att köpa den här funktionen om du inte redan har gjort det.

Hur fungerar det?

I Provet Cloud behöver du ställa in vad som kallas 'bokningstyper' - en uppsättning möjliga besöksorsaker som kunderna ser när de använder onlinebokning. Du måste också ställa in personalskift så att de tillåter onlinebokning. Du kommer också att ha en uppsättning allmänna inställningar att göra i Provet Cloud.

Du kan presentera funktionen genom att dela en länk med dina kunder eller till och med bädda in den på din kliniks webbplats. Kunden väljer besöksanledning, väljer bland tillgängliga tider och fyller sedan i sina uppgifter innan bokningen skapas.

Kolla in den här videon med beskrivning (på engelska) av funktionen:

Inställningar för Onlineboking

1. Bokningstyper

Vi vill ställa in möjliga bokningstyper eftersom de tillåter oss att definiera kundåtkomst i detalj som du kommer att se nedan. Navigera till Inställningar > Artiklar & listor > Bokningstyper. Observera att bokningstyper också är användbara för vanliga bokningar som görs av kliniken.

1.1. Orsaksgrupper

Det första steget är att skapa så kallade "orsaksgrupper". Orsaksgrupper hjälper till med kategorisering så att kunderna kan filtrera fram lämpliga bokningstyper. Om du inte vill använda grupper kan du också bara skapa en grupp och lägga in alla bokningstyper i den.

Ett vanligt tillvägagångssätt är att skapa grupper baserade på allmänna veterinära områden som dermatologi, neurologi, vaccinationer och så vidare. I slutändan är utformningen av orsaksgrupper och bokningstyper helt upp till kliniken (dig).

På sidan med anledningar, under avsnittet "Orsaksgrupper", välj den blå "Lägg till"-knappen för att lägga till en ny orsak. Välj en lämplig avdelning i dialogrutan som öppnas. Om ingen avdelning väljs kommer den att finnas på alla avdelningar. Namnge orsaksgruppen och välj den gröna "Spara"-knappen för att skapa gruppen.

Du kan redigera eller ta bort befintliga orsaksgrupper eller orsaker med knapparna för pennan och papperskorgen på tabellraderna som vanligt i Provet Cloud. Observera att om du tar bort en orsaksgrupp tas alla skäl som hör till den bort.

1.2. Bokningstyper

Därefter vill vi definiera bokningstyperna som tillåter exakt kontroll och kommer att definiera tillgängliga tider för kunden. På sidan med bokningstyper, under avsnittet bokningstyper, välj den blå "Lägg till"-knappen för att börja lägga till en bokningstyp.

Namn – Ange bokningstypen. Detta kommer att visas både för Provet Cloud-användare och dina kunder.

Varaktighet – Använd det här fältet för att definiera standardvaraktigheten för bokningen när den angivna bokningstypen används. När kunden ska välja en lämplig tidpunkt för besöket, efter att ha valt bokningstyp, kommer de att erbjudas en lista över tillgängliga starttider. Bokningens varaktighet kommer att väljas automatiskt för dem baserat på denna inställning. Längden kan senare justeras av kliniken från tidboken vid behov. Denna inställning är obligatorisk.

Färg – Använd den här inställningen för att ställa in en färg för bokningstypen i tidboken om så önskas. Detta används inte i kundkommunikation.

Grupp – Välj orsaksgrupp för anledningen. Kunden kan se orsaken som nästa val när de har valt motsvarande orsaksgrupp. Denna inställning är obligatorisk.

Personer med specialistkompetens för området – Du kan använda det här alternativet för att välja personal för vilka en bokning med angiven bokningstyp kan bokas. Detta hjälper till att säkerställa att kunderna, beroende på problemet, kan boka tid hos rätt veterinär, fysioterapeut, tekniker eller team. 

Instruktioner – Du kan ange ett anpassat meddelande som skickas till kunder med bokningsbekräftelse  och bokningspåminnelse.

Inaktivera alla påminnelser – Alternativ för att inaktivera alla bokningspåminnelser när denna bokningstyp används.

Inaktivera alla bekräftelsemeddelanden – Alternativ för att inaktivera alla bokningsbekräftelser när denna bokningstyp används.

E-postmeddelande – Välj om den allmänna instruktionstexten ska användas eller om ett mer anpassat meddelande skickas när det är en bokningsbekräftelse eller bokningspåminnelse.

SMS-meddelande – Välj om allmänna SMS-bekräftelser eller specifika meddelanden ska användas.

Tillgänglig online – Det här är den viktigaste inställningen här för oss. Se till att den här inställningen är aktiverad för att den ska kunna användas med onlinebokning.

Tillgängligt från och till – Ange eventuellt tiden under dagen då den här bokningstypen är tillgänglig med onlinebokning. Denna inställning fungerar hand i hand med varaktighetsinställningen. Till exempel, om den tillgängliga tiden är definierad att vara från 10 till 12, längden är inställd på 60 minuter och kalenderns tidslucka är 15 minuter, tillgängliga tider för kunden kommer att vara 10:00, 10:15, 10: 30, 10:45 och 11:00. Varaktigheten måste helt passa inom den tillgängliga perioden.

Standardartiklar – När den angivna bokningstypen används läggs valda behandlingsartiklar till i konsultationen automatiskt när den startas. Detta gör att du kan standardisera och göra arbetsflödet snabbare med vanliga typer av bokningar.

Standard klinisk anteckning – Välj valfritt en mall för klinisk anteckning som automatiskt läggs till i konsultationen när den startas. I likhet med standardinställningen låter detta dig standardisera och göra arbetsflödet snabbare.

Typer av arbetspass – Med den här inställningen kan du välja skift som bokningstypen är användbar för. Om ingen väljs finns det inga begränsningar. Det finns också en kryssruta för att uppdatera befintliga skift i det avseendet om det behövs. Uppdateringen ändrar skiften och sätter begränsningarna, men den avbryter inte några befintliga bokningar som kan komma i konflikt med regeln. Observera att den här inställningen är synkroniserad med inställningarna för skift som beskrivs nedan - när vi ändrar något här kommer även de valda skiften att få sin inställning justerad.

Frågor om förhandsregistrering – I det här avsnittet kan du definiera frågor om förhandsregistrering som kunden kan svara på när de checkar in om du har aktiverat lämplig funktion.

Detta avslutar installationsguiden för anledning. Fortsätt att ställa in orsaksgrupper och skäl tills du har önskat val.

2. Skapa skift

2.1. Typer av skift

Först vill vi kontrollera om vi har skiftmallar inställda så att de skulle tillåta onlinebokning. För att göra detta, navigera till Inställningar > Enhet > Mallar & Formulär > Skiftmallar.

Du kan skapa en ny skiftmall med den blå "Lägg till"-knappen eller redigera en befintlig med den vita "Penn"-knappen på raden.

När du skapar eller redigerar skiftmallen säkra att kryssrutan 'Onlinebokning' är ibockad  Detta gör att den givna skifttypen kan användas för onlinebokning.

Observera att inställningen för bokningstyp här är synkroniserad med inställningen för skiftmall som beskrivs ovan i avsnittet om bokningstyper - när vi ändrar något här, kommer de valda bokningstyperna också att få sina inställningar justerade.

 

2.2. Schemalägg eller ändra schema för personalen

Därefter är vi redo att skapa eller redigera skift så att de tillåter onlinebokning. Navigera till Tidbok > Skift från huvudmenyn för att göra det.

När du skapar eller redigerar skift vill vi se till att alternativet 'Onlinebokning' är markerat. Detta gör skiftet tillgängligt i onlinebokning. Skiften är också markerade med datorsymbol med pilikonen som ses på bilden nedan.

Observera att du så kan inaktivera onlinebokning för befintliga skift när du redigerar dem och bocka av alternativet 'Visa i webbbokning'.

För att se hur onlinebokning görs tillgänglig med skiftmallar, se respektive artikel.

Nu när vi har några skäl och skift konfigurerade, är vi redo att fortsätta till de allmänna onlinebokningsinställningarna och förhandsgranskningen.

3. Gör generella inställningar

Onlinebokning aktiveras och styrs generellt  från avdelningsinställningar. Navigera till Inställningar > Enhet > Onlinebokningsinställningar.

Under onlinebokningsinställningar kan vi se den blå knappen "Förhandsgranska onlinebokning" - det är användbart att öppna den på en ny flik på din enhet för att ha förhandsgranskningen redo när du justerar inställningarna.

Som vanligt med inställningar kan vi välja den blå "Penn"-knappen för att öppna dem för redigering.

Möjliggjord– Använd den här inställningen för att aktivera eller inaktivera hela funktionen.

Tillgängliga tider – Om din kalender använder mindre tidsluckor (15 minuter är standard) kan du använda den här inställningen för att begränsa onlinebokning till enbart en halv eller en hel timme, till exempel.

Information – Använd det här fältet för att lägga till allmän information i början av onlinebokningsformuläret.

Krav på tid före bokningen startar – Använd den här inställningen för att begränsa bokningar så att de inte kan göras i sista minuten. Om du till exempel anger 120 måste bokning för en viss tid göras minst två timmar (120 minuter) före start.

Sammanfattning av besöket – Använd det här fältet för att lägga till information som visas på sammanfattningssidan av bokningsprocessen.

Visa inte varaktighet för kunder – Om du markerar det här alternativet döljs mötets varaktighet för kunder. Varaktigheten bestäms av orsaksinställningen (beskrivs ovan).

Visa inte tidslängden för kunder – Döljer mötets ansvariga medarbetares namn för kunder.
Dölj veterinärens namn för kunder - Döljer vilken veterinär eller annan vårdgivare som besöket bokas på.

Standardnamn för "Meddelande till veterinär" – I det här fältet kan du ändra rubriken i det fält som kunderna kan använda för att lägga till extra information till bokningens ansvariga medarbetare.

Ange "Meddelande till veterinär" som ett obligatoriskt fält – Som namnet beskriver, anger anteckningsfältet att vara obligatoriskt – kunden måste ange något för att fortsätta.

E-postmeddelande – När bokningsprocessen är klar kommer kunden att få ett bekräftelsemeddelande. Använd det här fältet för att anpassa meddelandet.

Skicka SMS-bekräftelse – Välj om en SMS-bekräftelse ska skickas om bokningen.

Skicka kopia på e-post till enhet – Välj om en kopia av e-postbekräftelsen ska skickas till enhetens e-postadress.

CSS data för formgivning av online bokning – Du kan använda det här avancerade fältet för att justera utseendet på onlinebokningsformuläret.

Aktivera fält för kund-id – Välj om fältet för kund-ID ska visas i formuläret.

Sätt "Kund-id" som ett obligatoriskt fält – Det här alternativet visas om du har aktiverat kund-ID-fältet. Kryssa för det för att göra det obligatoriskt.

4. Förhandsgranska onlinebokningen

Som nämnts ovan kan vi "Förhandsgranska onlinebokning" genom att använda knappen i avsnittet för inställningar för onlinebokning. Detta öppnar en ny sida som visar oss en förhandsvisning baserat på våra inställningar.

På förhandsgranskningssidan har vi några extra alternativ för att justera förhandsvisningen och länkarna som Provet Cloud kan tillhandahålla för dig.

Enhet – Använd detta för att göra en enhetsbegränsning om det behövs. Notera hur kod- och länkfälten ändras nedan. Om du bara har en enhet kan du ignorera denna inställning, om du inte har gjort några begränsningar för orsaksgrupper enligt beskrivningen ovan (tilldelat en specifik avdelning för dem).

Språk – Använd detta för att justera interaktionsspråket om det behövs. Du kan skapa separata formulär med olika språk med den här inställningen.

Storlek – Justerar förhandsgranskningsstorleken och iframe-koden.

Kodexempel för inbäddning av iframe – Ett fält som visar ett kodexempel som din webbplatsutvecklare kan använda för att bädda in formuläret på din webbplats.

Direktlänk till onlinebokning – Det här är länken som du direkt kan dela med dina kunder (till exempel på din webbplats, på dina sociala mediekanaler eller e-postmeddelanden) så att de kan komma in på onlinebokningen.

Observera att förhandsvisningen är interaktiv:

Exempel:
Vi valde orsaksgruppen först, vilket kunden måste göra. Observera att informationen som vi kan definiera från de allmänna onlinebokningsinställningarna visas ovanför rubriken.
Vi valde en bokningstyp. Observera att orsaksspecifika instruktioner visas under orsaken.
Efter orsaksval markerades dagar med lediga tider i grönt och vi valde den 27:e juli här.
Vi kan välja om de tillgängliga tiderna ska visas för hela dagen eller bara för morgonen till exempel.
Tillgängliga tider visas. Som kund kan vi välja den gröna "Välj"-knappen för att välja tid och gå vidare till nästa formulärsida.

TIPS! Här ser vi bara 10:00 och 11:00 om vi begränsade tillgängligheten från 10:00 till 12:00 i inställningarna på bokningstypen, och vi där satte varaktigheten till 60 minuter och vi uteslöt även alla starter utom hela timmar.

Efter att ha valt "Välj" hänvisas vi till nästa sida där kunden ska fylla i formuläret med nödvändig information.

Vi kan se sammanfattningen av bokningen. Observera att varaktigheten och den behandlande medarbetaren kan döljas enligt beskrivningen ovan om så önskas.
Därefter ska kunden fylla i sin information. Fält markerade med asterisk (*) är obligatoriska. Se avsnittet nedan om hur kunddata överförs till Provet Cloud.
Kunden ska då även fylla i info om sitt husdjur. Observera att för närvarande endast bokningar för enstaka husdjur är tekniskt accepterade. Anteckningar för kliniken kommer att visas i den preliminära anteckningsfältet och i avsnittet med allmän information för konsultation.
Kunden kan markera kryssrutan "Kom ihåg mig" så att deras webbläsare kommer ihåg de uppgifter de har angett. Detta är användbart om de regelbundet bokar online.
Slutligen bör kunden välja 'Bekräfta möte' för att slutföra processen. Då kommer tiden att bokas in i klinikens tidbok och bekräftelsemeddelanden skickas till kunden. Kunden kommer också att se en sammanfattningssida.

Se film; Bokningsflöde

OBS: Eftersom förhandsgranskningen av formuläret är fullt fungerande, observera att om du "Bekräftar bokning" så är tiden faktiskt bokad i din tidbok! Innan du öppnar funktionen för kunder rekommenderar vi att du testar hela processen med fiktiva möten.

 

Hur kunddata matchas med existerande data i  Provet Cloud

När en tid bokas online får Provet Cloud kund- och patientdata från bokningen. Provet Cloud försöker också matcha detaljerna med befintliga kunder i din kund- och patientdatabas. Detta hjälper till att undvika kund- och patientdubbletter. Om matchningen misslyckas visas data från kunden i gränssnittet enligt nedan så att användare kan skapa nya kunder och patienter efter behov.

Det finns en viss uppsättning regler som följs för kundmatchningen:

• Förnamnet måste matcha exakt.
• Efternamnet måste matcha exakt.
• Telefonnumret måste matcha exakt.
• E-postadressen måste matcha exakt.
  
  Om det finns befintliga dubbletter i databasen baserat på detaljer som nämns i reglerna ovan kommer matchningen inte att ske. Till exempel, om det finns två kunder med samma e-postadress, kommer matchningen inte att ske även om alla andra regler uppfylldes.
  Om kunden fyller i de valfria fälten för gatuadress, postnummer och stad kommer Provet Cloud också att försöka matcha baserat på den informationen och matchningen kommer inte att ske om det finns en oöverensstämmelse. Om dessa kunddatafält är tomma i Provet Cloud blockeras dock inte en eventuell matchning.

För patientmatchningen gäller följande regler:

• Kunden måste matcha.
• Patientens namn måste matcha exakt.
• Djurslaget måste matcha exakt.

Hur du ankomstregistrerar när bokningen gjorts online