Kreditering

Kreditering av faktura (inkl direktreglering)

Det händer ibland att något blir fel med en faktura eller en inblandad direktreglering och då är det smidigast att tänka att man ska kreditera bort den ursprungliga fakturan och skapa ett nytt utkast, där man sedan kan göra “felet rätt” så att säga.

Det är bra att gå igenom vad som blivit fel, och hur den rätta fakturan ska se ut, innan man börjar själva krediteringen! Är det fel skuldsumma på försäkringsbolaget/kunden, eller annat som blivit fel? Om kunden redan har betalat sin del, så brukar det bli bäst om man godkänner att betalningen flyttas till förskott på kunden, tills att hela manövern är färdig, och man kan lägga in ev betalning på rätt plats.

Om det av någon anledning blivit fel på summan från direktreglering, så är det inte så ofta som man ska skicka ett nytt underlag (nytt försäkringskrav) till resp försäkringsbolag. Det räcker oftast med att skapa ett nytt underlag (som INTE skickas till försäkringsbolaget). Om man skickar ett nytt underlag, då hanterar försäkringsbolaget det som en ny direktreglering, och då finns risk att det blir dubbelt.

Det brukar vara smidigt att alltid utgå från kundkortet > fakturor. Där får man en väldigt bra överblick på vad som har blivit gjort, och vad som behöver göras. Låt gärna kundkortet ligga kvar öppet i en egen flik på din skärm, så är det lätt att klicka in och följa alla steg direkt på kundkortet.

Bilderna i instruktionen är tagna från ett övningsföretag och är en påhittad kund/patient.

Gå in på kundkortet för att få en bra överblick, innan du startar med din kreditering:

EXEMPEL - felaktig ersättning från försäkringsbolaget har registrerats

Det ska alltså skapas en kreditfaktura på motsvarande totalsumma -7.483,00 kr som gör att ursprungsfakturan 11230000262 totalsumma 7.483,00 kr blir lika med 0,00 kr. Det behövs även skapas ett nytt fakturautkast, där jag kan göra en korrekt faktura, med de nya korrekta beloppen.
Vi säger att försäkringsersättningen skulle ha varit 6.800,00 kr istället för 6.500,00 kr.
Kunden har betalat sin del, men försäkringsbolaget har ännu inte betalat sin del.

Klicka på Granska faktura:

(Här är det enklare om man arbetar med att ha flera flikar av Provet Cloud öppna samtidigt).

Nu är du inne på ursprungsfakturan.
Längst ner på skärmen är knappen Kreditfaktura synlig. Klicka på den:

Nu visas olika alternativ av kreditering. Klicka på Skapa nytt fakturautkast!
Det innebär att den ursprungliga fakturan kommer att krediteras i sin helhet, och det kommer även att skapas ett nytt fakturautkast att arbeta vidare med. Det nya fakturautkastet är den faktura som göras korrekt!

Här ser man de poster som är betalda på ursprungsfakturan och som ska korrigeras på något vis genom kreditfakturan som vi nu kommer att skapa.

Betalningar att återbetala - här visas de betalningar som kunden betalat via kort.
Klicka i alternativet Flytta de valda artiklarna till förskottsbetalning. Det innebär att kortbetalningen läggs som en förskottsbetalning på kunden. Där får de ligga kvar tills vi har skapat den nya fakturan från utkastet.

Obs! Det är endast betalningar från kunden som kan läggas som förskottsbetalning. Ev betalningar från försäkringsbolaget måste man komma ihåg att hantera manuellt mot den nya fakturan, när den är fastställd och färdig!

Här visas också information om att fakturan som vi ska kreditera har en försäkringsersättning som kan behöva åtgärdas! Klicka på Fortsätt:

Nu kommer man till den “nya” fakturautkastet. Det är här vi ska “rätta felet”.

Börja med att skapa ett nytt försäkringskrav, eftersom det var det som var felet i det här fallet.
Klicka på +Krav

Välj Direktregleringstyp - Allmän
Klicka på Välj

Nu ska en ny direktreglering skapas - den ska INTE skickas till försäkringsbolaget eftersom det var siffrorna i ersättningen som blivit omkastade.

“Följande artiklar kommer att läggas till i denna faktura: Direktregleringsavgift”
Det innebär att man måste kontrollera på fakturautkastet senare, att det inte innehåller dubbla direktregleringsavgifter. En från ursprungsfakturan och en från den “nya” direktregleringen.

Scrolla ner på sidan: här anges skadenummer (ange med fördel skadenumret från det tidigare svaret från försäkringsbolaget)

Klicka på Skapa (vi ska INTE skicka någon ny direktreglering till försäkringsbolaget)

I bakgrunden skapas nu ett försäkringskrav tillhörande det nya fakturautkastet.

Vill man följa de olika stegen, så kan man nu titta på “kundkortet”, så ser man att den ursprungliga fakturan 11230000262 krediterats genom kreditfaktura 11230000263, och en ny rad, ännu utan fakturanr eftersom det fortfarande är ett fakturautkast.

Här ser man också att det belopp kunden betalat, nu ligger som en förskottsbetalning.

Nu ändras statusen på den nya direktregleringen som INTE ska skickas till försäkringsbolaget.
Klicka på den lilla pilen och välj Ange som skickat. Statusen ändras till “skickat” (utan att vi skickat en ny direktreglering till försäkringsbolaget).

Nu utgår vi från det “nya” fakturautkastet igen.

Klicka på pennan i slutet på raden för försäkringskravet som nu står i status “skickat”.

Status - ändras till Klar
Ersättning - fyll i det korrekta ersättningsbeloppet = 6.300,00 kr

Status ändras till Klar:

Scrolla längst ner på sidan och klicka på Spara.

Nu är direktregleringen färdig och står i status “Klar”.

Gå igenom de tillagda artiklarna och kontrollera totalsumman på fakturautkastet.

Var uppmärksam och kontrollera så det inte ligger dubbla direktregleringsavgifter. Om det finns dubbelt, så radera den senast tillagda direktregleringsavgiften.

Bekräfta raderingen av artikeln - Direktregleringsavgift genom att klicka - Ja

Kontrollera summorna på fakturautkastet.

När allt verkar stämma, klicka på Fastställ faktura. När detta steg är utfört övergår fakturautkastet till att få ett fakturanummer och kan inte ändras.

Fastställ faktura
Klicka på Slutför - inte betald än

Nu har fakturan fastställts!

Titta på kundkortet, så ser man att det fortfarande är lite som måste åtgärdas.
1. Kundens betalning, som nu ligger som ett förskott, ska registreras in som betalning på den nya
fakturan nr 11230000264.

2. Faktura nr 11230000262 ska betalas bort mot Kreditfaktura nr 11230000263.

Öppna faktura nr 11230000262.
Scrolla ner till Betalningar
Klicka på +Använd förskottsbetalning

Datum - ska alltid vara dagen datum
Välj vilken förskottsbetalning som ska användas först - klicka på pilen om ev fler alternativ
Förskottsbetalningar som kan användas för betalning av fakturan - visar den/de förskottsbetalningar som finns registrerade på kunden. Välj det förskott som ska användas (här kan finnas fler alternativ).

Klicka på Använd

Nu är den tidigare kortbetalning från kunden, som flyttades till förskottsbetalning vid krediteringen, registrerad som betalningssätt på den nya/korrekta fakturan.

Även kundkortet har uppdaterats.

Kunden har nu en återstående skuld att betala på summa: 200,00 kr.

Glöm inte att skicka fakturan till kunden gällande den återstående obetalda skulden!

Nu återstår att betala faktura nr 11230000262 med kreditfaktura nr 11230000263 .
Gå in på faktura nr 11230000262 (ursrpungsfakturan)

Scrolla ner till Betalningar och klicka på +Betala med kreditfaktura