Inställningar och mallar för påminnelser

Observera att dessa inställningar och mallar används för patientpåminnelser. För inställningar för bokningspåminnelser, se Bokningsbekräftelser och påminnelser : Översikt och inställningar.

Inställningar för påminnelser

För att hantera dessa inställningar, gå till Inställningar > Allmänt > Enhet > Påminnelser.

Allmänna inställningar för påminnelser

Följande inställningar gäller för både manuella och automatiska patientpåminnelser. Se även specifika inställningar för automatiska påminnelser.

Förvald sändningsmetod för påminnelser: Den här inställningen definierar standardmetoden för utskick av patientpåminnelser. Sändningsmetoden kan ändras när en påminnelse skapas manuellt eller när automatiska påminnelser anpassas .
Skicka påminnelser dagligen kl: Den här inställningen anger när på dagen patientpåminnelser ska skickas till kunderna.

Inställningar för automatiska påminnelser

Aktivera automatiska utskick av påminnelser: När den här inställningen är markerad kan påminnelser skickas ut automatiskt till kunder.

Slå ihop påminnelser

Du kan slå ihop påminnelser så att påminnelser under en viss tidsperiod skickas till kunden i ett meddelande, i stället för var och en för sig.

Slå ihop patientpåminnelser: När den här inställningen är markerad slås flera patientpåminnelser ihop till ett enda e-postmeddelande till kunden.
Antal dagar som påminnelser ska slås ihop för: Denna inställning är tillgänglig när föregående inställning har valts. Den definierar antalet dagar från vilka påminnelser slås ihop till ett e-postmeddelande. Om du t. ex. anger 30 slås de påminnelser som är schemalagda för de kommande 30 dagarna ihop till ett enda e-postmeddelande till kunden.

Dubbletter av påminnelser

Det rekommenderas att ta bort dubbletter om ni använder återkommande patientpåminnelser. Detta för att se till så att patientpåminnelserna alltid stämmer. När en behandling slutförs så byts befintliga påminnelser (kopplade till samma behandling) automatiskt ut för patienten med en ny, där förfallodatum är uppdaterat.

Om en patient t. ex. kommer in för en årlig undersökning före den aktuella påminnelsens förfallodatum, genereras en ny påminnelse med ett nytt förfallodatum när konsultationen är klar. Med hjälp av dessa inställningar kan den befintliga påminnelsen med ett kommande förfallodatum tas bort automatiskt. Om den befintliga påminnelsens förfallodatum redan har passerat kan den utgångna påminnelsen också tas bort automatiskt när en ny påminnelse genereras.

En påminnelse betraktas som en dubblett när den innehåller samma kund, patient och mall.

Ta automatiskt bort kommande dubbletter av påminnelser: När den här inställningen är markerad tas dubbletter av kommande påminnelser automatiskt bort när en ny automatisk påminnelse med ett nytt förfallodatum skapas. Tidsperioden för borttagning av dubbletter definieras i följande inställning.
Ta bort befintliga dubbletter av påminnelser som skickats ut inom : Denna inställning är tillgänglig när den föregående inställningen är vald. Den definierar under vilket antal dagar som kommande dubbletter tas bort. Om du t. ex. anger inställningen 365 tas kommande dubbla påminnelser som förfaller inom 365 dagar bort och ersätts av den nya påminnelsen med ett nytt förfallodatum.
Ta bort dubbletter av påminnelser som passerat förfallodatum : Den här inställningen är tillgänglig när de tidigare inställningarna används. När den här inställningen är vald tas förfallna dubbla patientpåminnelser bort och ersätts av den nya påminnelsen med det nya förfallodatumet.

Mallar för patientpåminnelser

Med hjälp av påminnelsemallar kan du hantera den text som skickas till kunder via e-post, SMS eller någon av de andra sändningsmetoderna (t. ex. brev som skickas per post). Påminnelsemallarna används för både automatiska påminnelser och manuellt skapade påminnelser.

Så här skapar du en påminnelsemall:

Gå till Inställningar > Listor & Mallar > Påminnelser.
Välj Lägg tillundersektionen Påminnelsemallar.
Lägg till en Titel för mallen. Denna titel kommer att visas som namnet på påminnelsen på patientsidan och som titel i meddelandet till kunden. Se till att titeln är kortfattad och informativ nog för både kunden och klinikpersonalen. Till exempel är "Vacc." inte tillräckligt specifikt, medan "Årlig vaccination" och "1-årsvaccination" är mer informativa.
Om din organisation har flera kliniker väljer du den Enhet som du vill att mallen ska vara tillgänglig för. Om du låter det fältet vara tomt kan alla kliniker i organisationen använda mallen.
I fälten E-post text, SMS-text, och Brevtext lägger du till påminnelsens brödtext för de olika sändningsmetoderna.
- Om det inte är möjligt att skicka e-post eller SMS till kunden kan du använda alternativet "post" som en intern påminnelse om att kontakta kunden på annat sätt. Om du vill skicka ett påminnelsebrev per post ska du tänka på att du måste skriva ut brevet separat, t.ex. från ett patientformulär i Word eller PDF.
- Med hjälp av platshållare kan du automatiskt infoga viss information på en specifik plats i meddelandetexten. Platshållare markeras med dubbla motsatta parenteser, t. ex. "[[patient_name]] ska genomgå en årlig undersökning den [[expiry_date]]. Boka en tid på [[onlinebooking_url]] eller ring oss på [[clinic_phone]].". Observera att du inte kan skapa platshållare fritt utan du väljer från listan som du öppnar via knappen Platshållare intill respektive meddelandefälten.
Notera

Det maximala antalet tecken i ett SMS är 160. Om meddelandet innehåller fler tecken debiteras du för två SMS-meddelanden. Observera att det är innehållet som ersätter en platshållare i meddelandet (t. ex. kundens namn) som avgör antalet tecken, inte antalet tecken i namnet på platshållaren. Med andra ord, om innehållet inkluderar fler tecken än platshållaren kommer det att öka det totala antalet tecken i ditt meddelande.
När du är klar väljer du Spara.

Om du vill redigera en befintlig påminnelsemall väljer du redigera (pennan) i slutet av raden i listan med påminnelsemallar. Om du vill uppdatera dina ändringar till alla aktuella påminnelser som använder mallen markerar du kryssrutan Uppdatera befintliga påminnelser.

För exempel på e-post- och SMS-påminnelser som skickas till kunder, se Skapa en patientpåminnelse manuellt och Skapa och hantera automatiska patientpåminnelser.